Administrar um condomínio não é tarefa fácil, pois exige muita responsabilidade por parte de quem o faz. É realmente um trabalho desafiador e que demanda do síndico tempo para executá-lo, tendo este, muitas vezes, de abrir mão de atividades pessoais para ter condições de realizá-lo, pois é um serviço em prol de uma pequena comunidade.
Porém, há algumas formas de minimizar possíveis problemas que venham a ocorrer na prestação de contas, por exemplo. Muitos destes erros podem vir a acontecer justamente pela falta de conhecimento do síndico, que nem sempre tem domínio dos afazeres que precisa assumir. Assim, a contratação de uma auditoria condominial torna-se prudente e necessária.
O profissional que irá executar a auditoria deve ser contador, com registro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade) e com cadastro ativo no CNAI (Cadastro Nacional de Auditores Independentes). O auditor que prestará o serviço tem de dominar a legislação vigente referente a condomínios, sejam eles residenciais, empresariais e mistos, assim como entender plenamente de contabilidade, tributação e finanças.
A tarefa do auditor consiste em realizar testes de controle, afirmação, veracidade e consistência nos saldos apresentados, igualmente da documentação existente. Ele examina as transações financeiras, contábeis e orçamentos, observando as normas legais vigentes, bem como a convenção do condomínio, do mesmo modo que inspeciona os livros de registro de assembleias, reuniões de conselhos e todo e qualquer documento que seja de propriedade do condomínio e mereça crítica.
É importante destacar que existem dois tipos de auditoria: a emergencial e a preventiva. A primeira ocorre geralmente quando há dúvidas dos condôminos sobre as contas do exercício ou de exercícios passados, mesmo que aprovados em assembleias. Neste tipo de auditoria, o profissional examina todos os atos e fatos que ocorreram para evidenciar, com opinião qualificada independente, aos condôminos a real posição econômica e financeira da entidade, como dívidas não aparentes, por exemplo, identificando, também, as deficiências dos controles internos.
Já a preventiva, é feita durante o exercício vigente, a fim de verificar possíveis inconformidades nos controles internos e alertar a gestão, conselhos e a sindicância das deficiências encontradas para que possam ser dirimidas e sanadas antes da votação da aprovação de contas, evitando, assim, um desgaste desnecessário com os condôminos nas assembleias. Esta auditoria tem como foco os controles internos do condomínio.
Portanto, no momento em que não há pleno entendimento e aprovação dos condôminos com relação às informações contábeis, dos relatórios financeiros, bem como evidências de distorção relevante nos orçamentos ou despesas não previstas sem uma explicação clara e transparente, é a hora de contratar o serviço de auditoria de condomínio. O trabalho também pode ser executado para a obtenção de maior grau de segurança sobre informações apresentadas e sobre os registros efetuados em nome do condomínio.
Exemplos de inconformidades encontradas em auditorias de condomínios:
- Nota Fiscal adulterada, provisionada e paga indevidamente a terceiros;
- RPA duplicado, provisionado e pago indevidamente;
- Recibo sem identificações básicas de dados, tais como nome completo, CPF e descrição dos serviços prestados;
- Recibos de pagamento rasurados e ou ilegíveis;
- Recibos pagos como documentação suporte hábil, quando o prestador de serviços além de obrigado a emitir documento fiscal, não o fez e não reteve os impostos devidos ao condomínio;
- Cupom Fiscal cujo consumidor final não é o condomínio, mas sim terceiros;
- Rateio de valores de uma única Nota Fiscal de despesas entre condomínios distintos;
- Adulteração de relatórios de entradas e saídas;
- Adiantamentos ao síndico sem a devida prestação de contas posterior;
- Aumentos de valores de contratos de prestação de serviços sem justificativa plausível e não previsto em cláusulas e Orçamento Anual;
- Ausência de documentação suporte, porém com pagamento efetuado a terceiros;
- Estorno de Receitas condominiais sem justificativa;
- Diferença entre o valor do documento fiscal e o valor registrado como despesa do condomínio.
- Daniel Cirne Kowalczuk
- Auditor CNAI 4985
- Contador CRCRS 089201
- Kowalczuk Consultoria e Assessoria Empresarial