Falar sobre fraudes dentro das empresas é sempre um tema muito complexo, por mais que todos saibam que elas ocorram com frequência. Pois, na maioria das vezes não são documentadas, nem mesmo punidas dentro das companhias.
Logo, primeiramente é preciso entender o que são fraudes. Segundo o advogado trabalhista, Mourival Boaventura Ribeiro, fraude pode ser definida como a prática de qualquer ato ardiloso, enganoso, de má-fé, com o intuito de lesar ou ludibriar alguém, ou de não cumprir determinado dever.
Assim, as fraudes podem ser descobertas a partir do surgimento de alguns indícios, como:
– Diferenças apontadas entre os registros financeiros e contábeis, entre eles, contas a receber, contas a pagar, custos de produção e outros;
– Cruzamento de informações apuradas pela contabilidade da empresa com seus fornecedores, clientes e terceiros;
– Diferenças de inventários físicos com os registrados em sistema informatizado;
– Falta de documentação apropriada nas transações financeiras e operacionais da empresa.
As fraudes depois de detectadas podem desencadear ações em duas frentes distintas. A primeira, trabalhista, e a segunda, no âmbito criminal, objetivando a apuração da prática de crime. As 10 principais fraudes cometidas em uma empresa são:
Furto
São muito comuns nas empresas, pode ocorrer com pequenas coisas como alguém levando embora materiais de escritório, contudo pode atingir grandes proporções.
Apropriação indébita
O colaborador de posse de algo da empresa passa a contar isso como sendo dele, como o caso de computadores e outros maquinários. A diferença com o furto é que naquele caso a coisa alheia móvel é subtraída não estando na posse do agente da ação, diferente da apropriação indébita em que o agente ativo já possui a posse ou detenção da coisa.
Desvio financeiro
Muito comum nas áreas financeiras e comerciais das empresas, pode ocorrer com as pessoas direcionando recebíveis para suas contas pessoais por exemplo. Ação pode ser facilitada por falta de sistemas.
Desperdício voluntário
Em muitos casos colaboradores não motivados ou sem comprometimento permitem que a empresa perca valores ou peças por gosto, como em casos de mau uso ou até mesmo desmazelo.
Corrupção
Esta pode ser configurada de diferentes formas, como suborno, em que é dado dinheiro a uma pessoa para que ela aceite agir de forma desonesta; propina, em que é pago um montante ao indivíduo para que ele libere alguma atividade sobre a qual tem determinado poder e, superfaturamento, que consiste em cobrar um valor maior do que o que foi gasto realmente em uma nota. Um exemplo é a pessoa pedir vantagem para fechar um negócio.
Fraudes em gastos pessoais
Quando algum colaborador usa determinado instrumento da empresa em benefício próprio. Por exemplo usar o carro da companhia para realização de um compromisso não relacionado com o trabalho; usar o cartão corporativo para gastos pessoais e; abastecer o veículo para uso próprio com o vale combustível empresarial.
Extravio ou falsificação de recibos e comprovantes
Situação em que um colaborador perde ou até mesmo falsifica os comprovantes de despesas corporativas, a fim de reembolsar um valor maior do que o que foi gasto. Quando não há auxílio da tecnologia para controle desses documentos, a chance de fraudes pode aumentar ainda mais.
Despesas não autorizadas
Acontece quando algum colaborador gasta mais do que deveria em viagens corporativas, adquirindo serviços desnecessários. Isso pode ocorrer, principalmente, se a sua empresa não tem uma política de reembolso e uma de gastos com viagens corporativas bem definidas.
Despesas duplicadas
Ocasião em que algum colaborador usa a mesma nota para pedir reembolso duas vezes. Essa fraude se dá, sobretudo, em empresas que conferem os recibos de forma manual. Dessa forma, essa pessoa consegue ser ressarcida duplamente, ficando com um valor reembolsado maior.
Despesas escondidas
Ocorre quando o colaborador, em serviço externo, pede para que os donos de estabelecimentos em que consumiram insiram um produto diferente na nota fiscal. Isso acontece, por exemplo, para esconder gastos com bebidas e cigarros. Assim, o colaborador consegue o reembolso mentindo sobre o que consumiu.
Prevenção de fraudes nas empresas
O combate de fraudes nas empresas tem como o melhor caminho a prevenção. “A adoção de procedimentos internos claros envolvendo elaboração de relatórios e prestação de contas sempre acompanhadas de notas fiscais e checagem periódica destas”, explica Mourival Ribeiro. Ele complementa que há a necessidade de regulamento empresarial e normas de compliance objetivando que todos na empresa tenham consciência dos procedimentos éticos a serem observados, a empresa também não deve ser condescendente com desvios de conduta e, uma vez identificado estes, deve agir imediatamente.
Fonte: Jornal Contábil