Além de corresponder a 21% das fraudes empresariais, os problemas com reembolso custam bilhões aos caixas das companhias. A questão está em quem não utiliza corretamente o recurso de reembolso corporativo ou na falta de auditoria das próprias empresas, que podem perder muito dinheiro pela falta de ferramentas e tecnologia adequadas. Segundo pesquisa realizada pela Chrome River, em 2016, as fraudes com restituição de despesas custaram 2,8 bilhões de dólares todos os anos às empresas norte-americanas.
Contudo, com fortes ações de compliance, colaboradores e empresas podem mudar este cenário e transformar a utilização das restituições, sem que as corporações continuem perdendo 8% do faturamento em desvios por parte dos colaboradores. Logo, ter muito claro o que é compliance é essencial.
O que é compliance?
Compliance é uma palavra de origem inglesa que se tornou comum nos vocabulários corporativos e recebe cada vez mais destaque. A palavra significa literalmente “obedecer, estar de acordo com” e tem a ver com aspectos de governança da companhia e impacta positivamente na saúde financeira de todos os departamentos.
Por exemplo, políticas de redução de gastos, investimentos inteligentes e o cumprimento rigoroso das regras ao solicitar reembolsos corretamente, compõem execuções de compliance. O conceito é funcional tanto para o setor administrativo da corporação como para o cumprimento legal das equipes junto às necessidades da empresa. Um funcionário que não burla as regras de compensação também é um colaborador mais engajado em seguir princípios e valores positivos para o desenvolvimento do negócio. A governança corporativa é uma ferramenta aliada para que ações estratégicas antifraude sejam completas e eficazes.
Como ocorrem as fraudes por reembolso?
Geralmente, ambientes sem a manutenção de compliance sofrem com altas ocorrências de fraudes. O setor corporativo sofre com quase 1/4 dos casos em situações de reembolsos corporativos. As situações fraudulentas mais comuns nessa categoria são:
– uso da verba para fins pessoais;
– fraudar orçamentos em viagens de negócios, utilizando para opções indevidas que a empresa não cobre durante o período;
– mentir os custos: informar um valor com acréscimo no relatório;
– extraviar comprovantes e exigir o reembolso sem comprovação fiscal;
– mascarar despesas: ir para bares ou restaurantes para lazer e criar uma nota como se tivesse feito um encontro de negócios.
Outro fator que colabora para a incidência de fraudes é a burocracia da corporação com os relatórios de reembolso e a demora para estornar os valores. O processo que poderia ser simples torna-se muito trabalhoso e cada etapa desnecessária aumenta as chances de desvio.
Melhores estratégias para prevenção de fraudes
Compliance
A política de compliance é essencial para que qualquer mudança seja válida na hora de diminuir e evitar fraudes por reembolso. Empresas que valorizam e implementam ações de compliance garantem que desafios como a prevenção das fraudes sejam superados com resultados visíveis para todas as partes.
Tecnologia
Para gestão inteligente de prestação de contas corporativas, a tecnologia é a principal aliada. Quando a empresa assina uma plataforma de automatização de reembolsos, todo o processo fica mais fácil de ser realizado, acompanhado e verificado pela companhia.
Deixar a inteligência artificial trabalhar pela equipe vai economizar muitas horas do tempo do time e garantir que os gastos estão dentro das políticas da companhia para serem corretamente aprovados. Atualmente, há plataformas de ponta que integram cartões corporativos, calculam custos de viagens corporativas automaticamente e apontam alertas de segurança caso alguma coisa esteja contra a política de custos da organização.
Análises periódicas
Não adianta implementar as ferramentas tecnológicas e não analisar o que a plataforma oferece. As ferramentas de gestão de despesas podem oferecer dashboards em tempo real: isso significa mais atenção ao que realmente importa. As análises periódicas servirão para observar os números e validar que a operação está funcionando adequadamente, sem prejuízos.
Clima & Cultura
Seguir regras e cumprir políticas de despesas não deve criar um clima organizacional pesado. Fazer a coisa certa deve fazer parte dos princípios diários da rotina de trabalho de todas as áreas e em qualquer tarefa corporativa. A área de Recursos Humanos pode auxiliar na implementação eficaz das medidas, sem que elas afetem o clima entre colaboradores.
Fonte: Portal Canal MyNews