A seguir, trazemos para você algumas questões importantes e que normalmente suscitam dúvidas em relação à auditoria condominial.
1 – Qual a importância da realização de auditoria condominial preventiva?
Entre os objetivos da iniciativa estão:
- Ser um termômetro comprovando ou não se a gestão do condomínio está no caminho certo;
- Corrigir eventuais erros;
- Aperfeiçoar controles;
- Evitar possíveis passivos trabalhistas;
- Conferir transparência à gestão, divulgando regularmente o relatório de auditoria;
- Tornar a gestão mais profissional e consequentemente dar segurança aos condôminos;
- Fazer um check-up mensal nas contas do condomínio;
- Na prestação de contas, facilita a aprovação.
2 – O que uma auditoria condominial analisa?
- O orçamento aprovado e se as decisões com impacto financeiro estabelecidas em Assembleia estão sendo obedecidas;
- As certidões negativas;
- Verifica se todas as saídas têm documentos que comprovem;
- Os contratos com terceiros e o cumprimento da legislação trabalhista.
3 – Quais os pré-requisitos devem ser levados em consideração na contratação de uma empresa de auditoria?
- Verificar a experiência no atendimento a condomínios;
- Um profissional contador com registro no Conselho Regional de Contabilidade e com número no Cadastro Nacional dos Auditores;
- Visitar o escritório da empresa de auditoria para avaliar a estrutura de atendimento;
- Ser um profissional totalmente independente, ou seja, não ser algum morador, por exemplo.
4 – Qual tipo de documento não pode ser aceito na prestação de contas do condomínio?
- Recibo de pagamento de prestador de serviço, que por motivos de legislação deveria emitir nota fiscal;
- Nota fiscal com discriminação de serviços genéricos, como manutenção geral ou serviços prestados;
- Documento fiscal, recibo, cupom ou nota que não tenha como destinatário o condomínio.
5 – Há fortes indícios de fraudes ou de má gestão em meu condomínio. Qual o procedimento para solicitar uma auditoria externa?
Primeiramente, deve ser buscado o diálogo, solicitando esclarecimentos com síndico, conselho fiscal e administradora. Caso os esclarecimentos solicitados não sejam prestados, bem como apoio do síndico e ou do conselho fiscal, pode ser convocada uma Assembleia geral, através de um abaixo assinado.
6 – O síndico, conselhos e administradora terceirizada podem ser responsabilizados por danos comprovados por fraudes ou má gestão?
Sim. Por isso, recomendamos que após receber o relatório da auditoria em mãos com os apontamentos das possíveis inconsistências, como por exemplo ausência de documentos formais e explicativos que confirmem despesas, saques sem comprovação de destino ou ainda contratação de serviços de valor elevado sem contrato, deve-se designar um advogado para formular uma ação de reparação dos danos, caso seja a vontade dos condôminos.
7 – Sou síndico e minha gestão está terminando. Quais os principais legados que posso deixar para a próxima gestão?
- Deixar regras de boas práticas de gestão descritas na convenção do condomínio, ou aprovadas em Assembleia, para fim de manual de controles e procedimentos, nos quais destacam-se:
- Limites e alçadas para o síndico, Conselho Fiscal e Assembleia;
- Número de orçamentos para compras superiores a determinado valor;
- Efetivação de contratos de prestação de serviços ou compras com cláusulas específicas de como, onde, porque e data limite para a execução ou envio de material;
- Modelo de orçamento anual transparente e de fácil entendimento para os condôminos.
8 – Sou síndica e essa é minha primeira gestão. O condomínio tem mais de 200 apartamentos e, portanto, a responsabilidade é grande. Que dicas podem me passar para eu ficar tranquila que estou agindo de forma correta?
- Contratar um profissional para assessorá-la, seja um síndico profissional ou um auditor experiente;
- Realizar boas práticas de gestão, orçamentos, relatórios…;
- Ter uma gestão transparente e ter uma comunicação aberta com todos os moradores;
- Estabelecer um manual de controles internos;
- Solicitar certidões negativas e comprovantes de pagamento de impostos e salários dos terceiros.