Administrar um condomínio exige absoluta responsabilidade por parte de quem o faz. A atividade requer do síndico tempo para executá-la, fazendo-o, inúmeras vezes, com que abra mão de afazeres pessoais para realizá-la, uma vez que o trabalho é em prol de uma pequena comunidade. Além de ter a versatilidade e a tolerância como características preponderantes de sua personalidade para lidar diariamente com as demandas que surgem por parte dos condôminos.
Entretanto, há formas de minimizar possíveis problemas que venham a ocorrer pela falta de conhecimento do síndico, que nem sempre tem domínio das tarefas que precisa assumir. Assim, a contratação de uma auditoria condominial é de total prudência. Entre os pontos analisados por esse préstimo estão verificação se o orçamento aprovado e as decisões com impacto financeiro estabelecidas em assembleia estão sendo obedecidas, exame das certidões negativas, averiguação se todas as saídas têm documentos que comprovem, apuração dos contratos com terceiros e ainda o cumprimento da legislação trabalhista.
É importante destacar que existem dois tipos de auditoria: a emergencial e a preventiva. A primeira, ocorre geralmente quando há dúvidas dos condôminos sobre as contas do exercício ou de exercícios passados, mesmo que aprovados em assembleias. Neste tipo de auditoria, o profissional examina todos os atos e fatos que ocorreram para evidenciar, com opinião qualificada independente, aos condôminos a real posição econômica e financeira da entidade, como dívidas não aparentes, por exemplo, identificando, também, as deficiências dos controles internos.
Já a preventiva, é feita durante o exercício vigente, a fim de verificar possíveis inconformidades nos controles internos e alertar a gestão, conselhos e a sindicância das deficiências encontradas para que possam ser dirimidas e sanadas antes da votação da aprovação de contas, evitando, assim, um desgaste desnecessário com os condôminos nas assembleias. Esta auditoria tem como foco os controles internos do condomínio.
Portanto, no momento em que não há pleno entendimento e aprovação dos condôminos com relação às informações contábeis, dos relatórios financeiros, bem como evidências de distorção relevante nos orçamentos ou despesas não previstas sem uma explicação clara e transparente, é a hora de contratar o serviço de auditoria de condomínio. Sendo, este, um termômetro para ver se a gestão do condomínio está no caminho certo. Afora, possibilita correção de eventuais erros, aperfeiçoa controles, evita possíveis passivos trabalhistas, bem como propicia transparência à gestão, com a divulgação regular do relatório de auditoria.
Vale ressaltar ainda que o profissional que irá executar a auditoria deve ser contador, com registro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade) e com cadastro ativo no CNAI (Cadastro Nacional de Auditores Independentes). O auditor que prestará o serviço tem de dominar a legislação vigente referente a condomínios, sejam eles residenciais, empresariais e mistos, assim como entender plenamente de contabilidade, tributação e finanças. Sua tarefa consiste em realizar testes de controle, afirmação, veracidade e consistência nos saldos apresentados, igualmente da documentação existente. Ele examina as transações financeiras, contábeis e orçamentos, observando as normas legais vigentes, bem como a convenção do condomínio, do mesmo modo que inspeciona os livros de registro de assembleias, reuniões de conselhos e todo e qualquer documento que seja de propriedade do condomínio e mereça crítica.
CEO da Fortus Group
João Batista Custódio Duarte