Integração de funcionários, faturamento, pesquisa de mercado e contabilidade são apenas algumas das centenas de processos que fazem as empresas funcionarem. Esses processos são compostos de tarefas menores e individuais que devem ser executadas em uma sequência correta para concluir um trabalho.
Agora, se você pedir a alguém da sua equipe para desenhar o processo de algo que ela faz diariamente em sua área, como será o resultado? Haverá muitas dúvidas? A pessoa conhece de fato todas as etapas do que ela faz?
É aqui que o mapeamento de processos de negócios pode ser útil. Você pode fazer esses mapas usando ferramentas que criam mapas mentais online para documentar seu processo de negócios com mais eficiência.
O que é um mapeamento de processos de negócios?
O mapeamento de processos de negócios descreve os detalhes de um processo usando elementos visuais. Esses recursos orientam as partes interessadas em todas as tarefas ou etapas de um processo. Com a ajuda desses mapas, você define “quem”, “o quê”, “quando”, “onde” e “como” de um processo. Isso será organizado com símbolos e formas para representar o fluxo dos processos. Essas formas e símbolos incluem diamantes, retângulos, círculos e setas.
Objetivo do Mapeamento de Processos de Negócios
As empresas usam essa metodologia para documentação de um processo de negócios que funciona atualmente ou para modelar um novo. No entanto, o verdadeiro propósito é tornar os processos e seus componentes simples de entender para todos da empresa. Portanto, pode potencialmente simplificar um processo complexo e torná-lo mais eficiente para melhorar o seu uso.
Suas aplicações no mundo real vão além do simples uso no dia a dia e devem seguir também procedimentos de padronização e atendimento a requisitos de auditoria. Entretanto, mesmo que você tenha certeza que seus processos de negócios estão organizados, você pode descobrir novas reviravoltas ao mapear seus processos.
Quatro Vantagens de criar um diagrama de processos de negócios
O mapeamento de processos de negócios é uma técnica valiosa e tem muitas vantagens. Ele foca e esclarece as etapas mais práticas de um processo:
Incentiva a colaboração
Todos ficam cientes do que os outros membros da equipe estão fazendo quando todo o processo de negócios é mapeado e é disponibilizado para time. Estar na mesma página ajuda a construir uma base sólida para uma empresa e seus funcionários. Eles são orientados a abraçar a colaboração e criar uma mentalidade mútua, reduzindo o risco de mal-entendidos, falta de informação e falhas de comunicação.
Simplifica processos complexos
Os diagramas de processos de negócios eliminam qualquer informação redundante ou repetitiva, o que permite que todos se concentrem nos fatos que realmente importam. Além disso, torna as tarefas mais simples, ajudando as partes interessadas a evitar qualquer confusão.
Fornece uma referência
É sempre bom ter um documento detalhado para consultar ao liderar um projeto. O mapa de processos fornece uma representação visual de todo o plano ou processo, o que pode ser extremamente útil para quando alguém precisa encontrar uma informação confiável rapidamente. Ademais, deixá-lo disponível pode servir como motivador para o time.
Andamento das tarefas
O mapa de processos é uma ótima ferramenta para documentar seu progresso de uma forma que todos possam entender. Todos os funcionários são capazes de ver onde estão e onde precisam estar para alcançar seus objetivos.
Fonte: Portal Bem Paraná